Governance

Governance

Eigen Bouw wil een goede verhuurder en goede werkgever zijn. Dit betekent dat ons beleid en ons handelen zorgvuldig, inzichtelijk en betrouwbaar behoort te zijn.
Onze missie staat daarbij centraal: kwalitatief goede en comfortabele huisvesting bieden voor particulieren.

Hierna zetten wij uiteen hoe de governance-structuur bij Stichting Eigen Bouw is vormgegeven. Met de term governance geven wij aan hoe wij ons beleid goed, efficiënt en verantwoord maken. 

Rechtsvorm
Eigen Bouw is een stichting die statutair gevestigd is in de gemeente Deventer. De statuten geven regels over ondermeer: de organen waaruit de stichting bestaat, hun samenstelling, taken en bevoegdheden.

Het bestuur
De stichting wordt bestuurd door één directeur-bestuurder die de stichting in alle opzichten vertegenwoordigt en de leiding heeft over de werkorganisatie. In de statuten is aangegeven welke (voorgenomen) besluiten de directeur-bestuurder ter goedkeuring moet voorleggen aan de Raad van Toezicht. De werkwijze van de directeur-bestuurder is nader beschreven in het directiestatuut.

De Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht houdt toezicht op het bestuur. Daarnaast geeft de Raad van Toezicht advies aan het bestuur en beschikt het over een aantal specifieke verantwoordelijkheden, waaronder het benoemen van de accountant die het jaarverslag en de jaarrekening controleert.

De wijze waarop de raad haar taken vervult, staat in het Reglement Raad van Toezicht. Informatie over de activiteiten in het afgelopen jaar, zijn te vinden in het jaarverslag van de Raad van Toezicht. Gegevens over de beloning van het bestuur en de leden van de Raad van Toezicht en het rooster van aftreden vindt u hier.

De Klachtencommissie
Huurders die klachten hebben over het handelen of nalaten van de stichting of personen die voor de stichting werkzaamheden verrichten, kunnen deze klachten indienen bij een onafhankelijke klachtencommissie. De klachten(advies)commissie heeft tot taak het bestuur over de behandeling van deze klachten te adviseren.

De Raad van Toezicht heeft in het Reglement Klachtenadviescommissie regels vastgelegd omtrent de samenstelling en werkwijze van de commissie en de daarmee samenhangende informatievoorziening. Lees hier meer over de klachtenadviescommissie.

Codes en regelingen
Het bestuur en de Raad van Toezicht zijn verantwoordelijk voor de inrichting en toepassing van de governance in de onderneming. Om te verzekeren dat Stichting Eigen Bouw aan de in de bedrijfstak geldende vereisten op dit terrein voldoet, werkt zij vanuit de Aedescode van branchevereniging Aedes en vanuit de Governancecode Woningcorporaties. Bovendien heeft Eigen Bouw zelf een integriteitscode vastgesteld. Daarnaast kennen wij een klokkenluiderregeling. Deze regeling stelt een medewerker in staat een interne misstand aan de orde te stellen bij de Raad van Toezicht zonder dat dit persoonlijke gevolgen heeft.

De audit van de financiële verslaggeving en de positie van de interne controlfunctie en van de externe accountant
Het bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit, volledigheid en tijdigheid van de financiële verslagen. De Raad van Toezicht ziet er op toe dat het bestuur deze verantwoordelijkheid vervult.

De Raad van Toezicht beoordeelt of en hoe de accountant wordt betrokken bij de beoordeling van tussentijdse financiële rapportages, anders dan de jaarrekening.

De raad wijst jaarlijks een externe registeraccountant aan en verleent hem opdracht voor het controleren van de jaarstukken. De directeur-bestuurder onderhoudt het operationele reguliere contact met de externe accountant. Naast het geven van een oordeel over de financiële verslaggeving controleert de accountant de werking van het interne (risico)beheersing- en controlesysteem en beoordeelt en toetst hij de toepassing van relevante voorschriften. De bevindingen worden in het accountantsverslag gerapporteerd en door de externe accountant gelijktijdig besproken met de Raad van Toezicht en het bestuur.

Maatschappelijke verantwoording en beleidsbeïnvloeding door belanghebbenden
De Raad van Toezicht is één keer in de vier jaar opdrachtgever voor een externe onafhankelijke visitatie. Het visitatierapport wordt op de website gepubliceerd.

Het bestuur benoemt de belanghebbenden. De Raad van Toezicht keurt de benoeming goed en ziet toe op de mate waarin belanghebbenden in staat worden gesteld te participeren in de totstandkoming van het beleid van de stichting. In de Memo belanghoudersoverleg zijn de uitgangspunten vastgelegd voor de beleidsbeïnvloeding door belanghebbenden.

Stichting Eigen Bouw onderscheidt directe belanghebbenden en overige belanghebbenden, met wie de directeur-bestuurder periodiek individueel overleg voert.

Eenmaal per jaar organiseert het bestuur een gezamenlijk overleg met de directe belanghebbenden. De Raad van Toezicht is bij dit overleg voltallig aanwezig. Het bestuur maakt op hoofdlijnen een verslag van het gezamenlijk overleg.

 

De Aedescode 
De vereniging van woningcorporaties Aedes stelde in 2007 de Aedescode vast. Daarin staat onder andere omschreven dat corporaties maatschappelijke ondernemingen zijn die waarborgen dat de maatschappelijke bestemming van hun vermogen wordt gewaarborgd door effectief toezicht. Dat de inrichting van de organisatie transparant is en dat zij zorgvuldig met hun klanten omgaan.

In de code staan verder de maatschappelijke doelstellingen omschreven van de corporaties, dat bewoners worden betrokken bij het werken aan vitale wijken en dat een corporatie een duidelijk integriteitsbeleid heeft. Dit alles maakt duidelijk waarop ‘de buitenwacht’ een corporatie kan aanspreken.

Bekijk hier de Aedescode

De Governancecode 
In de Governancecode woningcorporaties staat dat het bestuur en de raad van commissarissen van een corporatie verantwoordelijk zijn voor de inrichting en toepassing van de governance van de corporatie en voor de naleving van de Governancecode. Onder governance verstaan we het zorgvuldig, inzichtelijk en betrouwbaar drijven van een onderneming of organisatie.

Deze code schrijft onder andere voor dat de governancestructuur volledig en actueel op de website staat. De code omschrijft verder hoe het corporatiebestuur doelstellingen en strategieën vaststelt en verantwoordt, hoe belangenverstrengeling van bestuursleden wordt tegengegaan, wat de taken en verantwoordelijkheden van de Raad van Toezicht zijn, de rol, benoeming, beloning en beoordeling van de externe accountant en dat belanghebbenden bij de beleidvorming en -uitvoering worden betrokken.

Bekijk hier de Governancecode.

De Integriteitscode 
In bovengenoemde codes is onder andere uitgewerkt hoe leden van bestuur en Raad van Toezicht eerlijk, oprecht en transparant ondernemen, een eigen integriteitsbeleid voeren en geen belangenverstrengeling dulden. De eigen Integriteitscode van Eigen Bouw gaat nog een stapje verder en geldt bovendien ook voor de medewerkers van de organisatie. Deze code is ook bedoeld om alle leden van de organisatie bewuster te maken van het belang van integer handelen.

De Integriteitscode bepaalt onder andere dat bestuursleden, leden van de Raad van Toezicht en medewerkers geen privé-voordelen mogen behalen uit hun werk voor Eigen Bouw, geen misbruik mogen maken van vertrouwelijke informatie en geen oneigenlijk voordeel verlenen aan buitenstaanders zoals familieleden. Het aannemen van smeergeld en geschenken boven de 75 euro is eveneens verboden.

Een vertrouwenspersoon (de toezichthouder integriteit) houdt toezicht op de naleving van de code en is binnen de organisatie het aanspreekpunt bij vermeende misstanden. Om te garanderen dat medewerkers zonder gevolgen voor hun positie misstanden kunnen melden, hanteert Eigen Bouw een zogeheten klokkenluiderregeling.

Bekijk hier de Integriteitscode

De klokkenluiderregeling
Om te garanderen dat medewerkers zonder gevolgen voor hun positie vermoedelijke misstanden kunnen melden, hanteert Eigen Bouw een zogeheten klokkenluiderregeling. De regeling schrijft ook voor dat een melding volgens een bepaalde procedure wordt afgehandeld. De regeling gaat er vanuit dat een ‘klokkenluider’ te goeder trouw handelt en niet uit is op persoonlijk gewin. Heeft een medewerker zelf een rol gespeeld in een misstand, dan is die bij een melding niet gevrijwaard van eventuele sancties.

Bekijk hier de Klokkenluiderregeling

Reglement Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht bekijkt of Eigen Bouw een beleid voert dat overeenkomstig is met de ‘beginselen van verantwoord ondernemerschap’. Haar precieze taken en hoe zij die vervult, staan in het reglement Raad van Toezicht.

Het reglement bevat onder meer bepalingen over de wijze van benoeming van de leden, de deskundigheid van de leden, hoe belangenverstrengeling wordt tegengegaan, het rooster van aftreden, de honorering en de onkostenregeling. Ook staan er artikelen in over de relatie van de RvT tot de accountant, de ondernemingsraad en de huurdersvereniging.

Bekijk hier het reglement Raad van Toezicht

Jaarverslag Stichting Eigen Bouw
De Stichting Eigen Bouw stelt jaarlijks een verslag vast, waarin het bestuur de ontwikkelingen in de organisatie, met het personeel, de financiën en de woningvoorraad beschrijft.

De Raad van Toezicht schetst in het jaarverslag hoe zij haar toezichthoudende taak heeft vormgegeven. Tevens gaat de raad in op de deskundigheid en de beloning van haar leden.

Het jaarverslag bevat tevens een uitgebreid deel met financiële gegevens zoals de balans, de winst- en verliesrekening, een kasstroomoverzicht en een accountantsverklaring.

Bekijk hier de laatste jaarverslagen van Stichting Eigen Bouw.
Bekijk hier het jaarverslag 2015 van het bestuur